Apa yang baru dari mail.uny.ac.id?

Sejak tanggal 7 oktober 2012, mail system Universitas Negeri Yogyakarta berganti dari mail system konvensional menjadi mail system berbasis Zimbra yang lebih modern.

Bebarapa fitur andalan dari mail system UNY berbasis Zimbra adalah:

1. Quota per akun pengguna = 1GB
2. Berkas lampiran yang dapat diunggah maksimal 10MB
3. Antarmuka Pengguna (User Interface) yang lebih segar dan mudah dipakai dengan teknologi Ajax yang mempunyai kelebihan antara lain:
   
   1. Auto complete pada beberapa form, contohnya cukup menuliskan beberapa karakter email tujuan, kemudian akan muncul beberapa pilihan yang tersedia.
   2. Sekali unduh untuk beberapa berkas lampiran (attachment).
   3. Drag and drop berkas untuk mengunggah berkas lampiran.
4. Fasilitas Calendar yang dapat digunakan untuk manajemen kegiatan dengan fasilitas pengingat kegiatan.
5. Fasilitas briefcase atau folder penyimpan yang dapat dibagikan/di-share kepada pengguna email UNY.
6. Lebih aman terhadap penyadapan data dengan penggunaan protokol HTTPS

Berikut tampilan dari email UNY yang baru

1. Menulis/Compose E-mail

Berikut beberapa langkah untuk menulis/compose email baru.

1. Klik menu new message seperti terlihat pada tampilan berikut

2. Isikan pada form TO email tujuan

Cukup dengan memasukkan beberapa karakter saja maka akan muncul pilihan pelengkap alamat email tujuan.

3. Isikan Subject/Judul email dan isi email yang akan dikirim

4. Jika ingin melampirkan berkas pada email, klik tombol Attach, dan jika dirasa sudah selesai dalam menuliskan email, klik tombol Send.

2. Calendar Event

Salah satu fitur yang baru dalam email UNY adalah adanya menu calendar yang berfungsi sebagai pengingat jadwal kegiatan. Melalui menu ini kita dapat memanage kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan dalam bentuk tampilan yang menarik.

Untuk menambah suatu jadwal kegiatan atau jadwal pertemuan, dapat melalui tombol new appointment, atau dapat langsung dengan klik pada tanggal yang akan terdapat kegiatan.

Misal untuk sebuah rapat puskom yang akan dilaksanakan pada tanggal 17 Oktober 2012 pada pukul 12.30 sampai dengan 01:30 WIB di Ruang rapat puskom dengan mengundang eko@uny.ac.id, widhy@uny.ac.id dan leonandar@uny.ac.id.

Berikut tampilan dari menu new appointment tersebut

Dengan menekan tombol Send kemudian Save, maka undangan kegiatan rapat  tersebut akan dikirimkan ke email yang terdapat pada attendess. Hasilnya akan tampil sebagai berikut:

3. Briefcase

Briefcase memungkinkan kita untuk mengolah dokumen secara online, baik itu mengedit maupun membagikannya kepada pengguna email UNY yang lain.

Berikut langkah-langkah untuk membagikan/sharing suatu file kepada pengguna email UNY yang lain pada folder, misal folder dengan nama puskom

• Klik pada menu briefcase, kemudian pilih menu New Folder

• Isikan pada Name dan klik OK

• Untuk membagikan ke pengguna lain, klik pada folder yang telah dibuat sebelumnya dan pilih Share Folder, isikan alamat email pengguna yang berhak mengakses folder tersebut dan pilih Role
  
  • Viewer – hanya bisa melihat saja
  • Manager – lihat, edit, tambah dan hapus
  • Administer - lihat, edit, tambah dan hapus dan mengadministrasi pengguna

Pada bagian URL menunjukkan informasi dari alamat folder yang dibagikan. Kemudian klik  OK.